系列好文:《BP撰写技巧面面观:商业计划书PPT的架构和内容》
商业计划书完成后,在见投资人时,肯定不能拿着那份几十页的Word文档跟着念。创业者们还需要制作一份展示用的商业计划书PPT,还要学会怎么讲,这其中也有很多诀窍的,我整理了一些重点,跟大家分享:
1.修正简报的过程就是最好的练习
前面提到过要以拍片精神准备PPT,每一张的内容都要反复修正,每多一次修正就会对内容进一步深入理解和记忆,当您更熟悉内容时,无形中能够增加「自信心」的来源,而不是用死背的方式。
2.多次模拟练习,掌控时间
由于提案的时间很有限,通常只有6 至15 分钟,必须进行多次的模拟练习,经过去芜存菁的过程,才能在提案时准确地掌控时间,否则可能还没完全表达所有重点,时间就已经到了。
以前笔者曾去上市审议委员会作演讲,主管机关只给11 分钟,当时心里非常抱怨分配时间实在太短,后来了解审议委员们都是大人物,时间要凑在一起很不容易,在有限时间内又要审核多家公司,实在没有时间,也没有耐性听太冗长的演讲,好在笔者在事前作了多次模拟练习,终于顺利在时间内完整地完成演讲。
3.重视PPT,亲自讲解有加分
如上篇所提,创业者最好可以亲自演讲报告,让投资者或合作者可以有机会了解你,这样可以起到加分作用。
4.前二分钟吸引听众关注
展示商业计划书的PPT时,前二分钟就必需让听众了解公司的定位,公司的特色,为顾客解决了什么痛点或问题,要能深深吸引听众关注才有胜算的机会,如果前面听不清楚,后面就听不下去了。
有些创业家其实产品或服务很好,但在说明的过程中老是说不到重点。只有个别情况下,听众还可以慢慢询问、理清产品或服务的内容,但如果是创业竞赛、融资媒合的场合,有时候包含提问时间各别都只有不到10 分钟,有些场合甚至连提问时间都没有,这时候可能就丧失了宝贵的机会。
5. Present 时应该由大而小、由上而下,注意讲述路径、逻辑顺序
即使商业计划书的架构已经由上到下、由大到小呈现的很清楚,Present时还是应该注意说明顺序,依内容的架构层次,依序说明,从上到下一层一层说明,才能让听者容易有完整性和逻辑性的理解,没有主轴、没有层次的Present,容易让听者看得很清楚,却听得很凌乱,反而容易失焦、抓不到重点。再者,万一时间不够时,也能将较为其次的部分忽略带过,增加Present时的时间弹性,比较不会因此让重点受时间限制被卡掉。
6.基本假设听众并非同行
创业家最容易犯的错误是将听众当同行,没有用简单图示解释上下游关系,也没有详细说明产品特性、定位,以为大家都懂其行业,就直接进入到技术问题探讨,或用行业的术语来说明,坦白说如果一开始没有弄懂,听众很容易就纠结在前面的说明,而无法继续了解后面的内容。尤其是职位越高的主管,往往对技术是较陌生的,除非您确定听众都是同行,否则以「基本假设听众并非同行」的角度来做PPT较安全。
如果评审或投资人、台下预定合作的厂商是相同行业的,也许比较容易了解你讲的内容,如果稍微跨领域,可能光听前面解释产品就已经很头痛了,后面说的商业模式可能都还来不及了解就已经结束了,白白损失了一次机会。要知道,可以向投资人、合作对象讲解的机会是很宝贵的,错过之后可能再也不会有了,所以怎么引起他的兴趣,让他能愿意留下来详谈,是PPT必须把握的重点所在。
7.善用标题及关键词
善用触动人心的标题,让大家能够从标题知道内容的重点,而叙述的时候可以用关键词精简的点出重点并缩短演讲时间。
8.且勿逐字念,必须强调Highlight 的部分
在演讲的时候,并非要您逐字、逐行照念,也不应该说文解字、照本宣科、或在目录页时就拼命解释。而是应该将您事前在每页所设定Highlight 部分,特别强调或说明,以确实传达出您所诉求的重点才对,要思考你要报告的这张简报上的图、表、或标题诉求的意义是什么,把价值和优势彰显出来。
例如在商业计划书中运用图表时,必须强调图表内所隐含的意义和重大差异部分,而不是照念数字;一张组织图,重点不会是有什么职位,而是组成的背景、彼此间的联系、分工等等,让大家清楚你员工组合起来后有什么优势,在你的带领跟组织设计下能发挥怎样的力量。
9.依重点作适当的时间分配
可以事前预测现场的反应,适度地调整PPT的重点,不要根据内容页数平均分配演讲的时间,现场的听众不同,想听的重点就会不一样,有些东西可以说详细一点,有些东西稍微提过就好,但不想讲的内容,千万不要出现在PPT里。
10.将听众纳入考虑范围
所谓的『BP立体化』并不是指将商业计划书的PPT做成3D动画呈现,而是指在现场如何让与会者感受到您的内容与他息息相关,并不只是一场演讲或说明而已。
应该要把目标对象纳入你的BP讲解的考量中,让他觉得你在说明的事情与他息息相关。例如你在叙述某个政策的变化时,重点不会是叙述这个政策怎么变化,而是应该把重点放在这个变化对公司及目标对象的影响,还有你提供的解决方案,对在座的听众息息相关,可以强调一下。BP不是单方向表述,让他们确实感受到你现在做的会对他产生实际的帮助。
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