很多企业在写商业计划书时,对组织架构的规划常感到头疼,觉得组织怎么调整似乎都不对,而不同的组织架构似乎都各有其优缺点,本文我将展开分析这几类组织的特性,首先我先就部门分工的角度来看几种常见的组织架构,分别是功能型、专案型与混合型组织。
功能型组织
这是最典型的专业分工型组织,相同职能的人都在同一个部门内,而不同部门间通过企业价值联系起来,例如营销负责推广、业务部门负责销售、服务部门则提供客户的售后服务,而这三个面对市场与客户的部门,会将市场和客户的回馈提供给产品与研发部门,让它们据此改善或研发新的产品,而公司开立就非得有人处理人事、财务跟其他相关行政事务,所以也会有后勤部门来支撑上述单位的日常运作。
当公司人数少的时候,一般都是老板兼业务,老板娘兼财务、行政,不会有太明显的部门或清楚的分工在,因此时各个专业领域的工作量与复杂度都不会太高,一个人处理的效率其实远比分工好,你一天了不起打10张订单,报销10次款项,拜访5个客户,打扫一间20坪的办公室,这些事两个人做大致上没什么问题,但当你成长了10倍时,两个人肯定做不来,所以你的团队也成长到10个人,但因为不是人人都像老板与老板娘这么熟悉公司业务,也不是人人都能来处理一些比较critical的事务,功能型组织最大的好处是大家可以专注于熟悉的事务与工作流程,不需频繁的切换工作内容,效率可以达到最高。
但功能型组织的的缺点也是显而易见的,因为各部门有各自的任务与目标,虽然明白彼此之间要相互支持,但为了确保自己部门的工作能顺进行且具有高效率,往往会制定许多的内外部规范,尽可能的让变动性降低,这本意是好的,但运作到后来往往愈来愈低效,原先只要两道程序即可完成的工作,现在却需要8道程序,原先一张表单一个主管签核就可完成的工作,现在要三张表单五个主管签核,最终形成了大家最讨厌的官僚体制。
专案型组织
专案型组织,即business unit型组织,什么是BU?我们可以想像成一个自负盈亏的利润中心,可能依产品(休旅车、房车、小客车)、销售区域(中国华东、台湾、东南亚)、销售对象(B2B、B2C)或商业模式(买断软体、SI)等各种拆法,BU的拆法各家公司略有差异,但本质都是希望各BU能专注于所负责的市场或目标。
这种组织BU head的权力一般最大,可以主导所有的事情,一个BU就像一间独立的公司,BU head更像是这家公司的老板,这也是为何相较于功能型组织,BU head更prefer专案型组织的原因,专案型组织在它所负责的范围内一般推进的速度会很快,因为共用性资源的使用不需与其他部门竞争,各种工作事项的优先级可在部门内部搞定。
然而专案型组织的问题也是显而易见的,BU各自发展自己的系统、制度与流程,一家公司内可能有10套不同的招聘流程,5套不同的财务管理系统与数十个功能雷同但无法共用的产品功能,除了资讯整合困难外,也造成资源重复投入在相同的事情上,而各BU间相较于合作,它们可能更倾向于竞争。
功能型与专案型都是两种相对极端的组织架构,多数的公司应该介于这两者之间,往下我们来看看混合型的组织架构。
混合型组织
这类型的组织一般考量了功能型部门专业分工的优点与专案型组织高效运作方式,下方这种组织架构是强专案型(或称弱功能型)组织,绝大多数的工作仍由各BU主导,仅有后勤的工作统一由功能型部门统筹,包含人力资源管理、财务与行政,而后勤部门的人事与其他费用则由各BU负责摊提,这样的组织感觉不差,撷取了专案型组织高效推进,自主权高,也兼具功能型组织专业分工,让资源的使用更具效益的特性。
而相较于前一张图,更多的企业是采用下面这个运作方式,这就是强功能型(或称弱专案型)组织,只有销售部门是独立运作,而行销、服务等部门则维持功能型组织的模式。
最后,下面这种组织模式则是整合型组织,为何我会称之为整合型?因为公司根据不同的BU现况,而衍生出多种组织类型,BU1可能是新事业或内部创业,例如传产走向电商、B2B走向B2C、On-premise服务走向SaaS服务,因为公司对新的事业领域相对陌生,为了避免旧的制度拖累了新事业,所以先让新事业按自己的模式开始运作,目的是高效的获取市场与客户的回馈,并尽快的修正做法;而BU2、BU3呢?一般是已经成熟的产品线或商业模式,价值链上所有的工作流程已经大致定型,内外部环境变化的幅度不大,维持功能型组织能更有效率的把事情做好;BU4呢?它原先可能与BU1一样都是个新事业,而随着时间的推进,公司对这块新事业的掌握度愈来愈高了,内外部需求所衍生的变化亦相对较小,此时为了提升效率与降低成本,逐渐将变化性小的功能往共用的功能型部门移动,而销售与行销部门则仍由BU自行管理。
上方介绍了功能型、专案型与几种混合型组织的特性、优缺点与适用时机,其实大家应该不难看出,我更倾向于最后一种组织架构(混合型),虽然看似复杂,但你只要帮你的事业做些基本分类,选择对应的机构。创业企业基本走全专案型组织(上述BU1),发展步入正轨后就走功能型组织(上述BU2、BU3)。走过创业期,进入成熟期、功能混合组织(上述BU4)。专案型组织是特战部队,最适合用来打速度战,而功能型组织是正规军,适合用来打大规模的战争。
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